KARRIERE TIPPS
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Die 8 häufigsten Fehler beim Delegieren
Wer Aufgaben richtig delegiert, verschafft sich wertvolle Zeit und mehr
Freiräume. Allerdings kann die Delegation auch gründlich
schiefgehen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 8 Fehler bei der
Delegation immer wieder gemacht werden und wie Sie diese Fehler
vermeiden.
Fehler 1: Die falschen Aufgaben werden delegiert
Zwar lassen sich in der Regel sehr viel mehr Aufgaben delegieren, als manch Führungskraft denkt, aber eben doch nicht alle. Mitarbeitergespräche zum Beispiel sind und bleiben Führungsaufgabe.
Das können Sie dagegen unternehmen: Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen müssen. Streichen Sie aus dieser Liste eindeutige Führungsaufgaben sowie alle Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind. Die Aufgaben, die nach dieser Prozedur noch in der Liste stehen, können Sie grundsätzlich an Ihre Mitarbeiter delegieren.
Tipp: Sehen Sie sich die Aufgaben, die Sie aus der Liste gestrichen haben, auf jeden Fall noch einmal kritisch an. Können Sie die Aufgabe nicht abgeben? Oder möchten Sie die Aufgabe vielleicht nicht angeben? Ist die Aufgabe wirklich so dringend und wichtig, dass Sie sie selbst erledigen müssen? Oder glauben Sie das nur?
Fehler 2: Delegation an den falschen Mitarbeiter
Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für jede Aufgabe. Einen sehr zurückhaltenden Typ mit der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen wird mit Sicherheit zu Problemen führen. Jemand, der nicht über die nötigen fachlichen Qualifikationen verfügt, kann eine Aufgabe nicht zufriedenstellend erledigen selbst wenn er sich noch so viel Mühe gibt.
Das können Sie dagegen unternehmen: Delegieren heißt nicht, dass Sie Aufgaben nach dem Gießkannen-Prinzip unter Ihren Mitarbeitern verteilen sollen frei nach dem Motto: ,,Jeder kommt mal an die Reihe".
Überlegen Sie sich, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe optimal geeignet ist. Achten Sie dabei aber nicht nur auf die fachlichen Qualifikationen, sondern stellen Sie auch sicher, dass die Aufgabe zu den persönlichen Stärken und Schwächen des Mitarbeiters passt. Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel keine Verantwortung übernehmen möchte, ist sehr schnell überfordert, wenn er anspruchsvolle Aufgabenbereiche in Eigenregie ausfüllen soll. Unterfordern Sie Ihre Mitarbeiter aber auch nicht durch banale Standardaufgaben.
Tipp: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Aufgaben auch vor neue Herausforderungen. Falls ein Mitarbeiter zusätzliche Qualifikationen für die Aufgabe benötigt, stellen Sie sicher, dass er diese Qualifikationen auch erhält - zum Beispiel in einer Schulung oder durch eine Weiterbildung.
Fehler 3: Fehlende Arbeitsanweisung bei der Delegation
Wer Arbeitsaufträge wie ,,Sie wissen schon, was ich haben will" oder ,,Machen Sie mal. Ich weiß, dass Sie das hinbekommen" erteilt, muss auch damit leben können, dass das Ergebnis nachher vielleicht ganz anders aussieht als gewünscht. Daran ändert auch die Delegation nichts.
Das können Sie dagegen unternehmen: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter im Detail, wie die Aufgabe aussieht und was Sie als Ergebnisse erwarten. Sagen Sie klar und deutlich, was bis wann erledigt werden muss zum Beispiel: ,,Sie müssen den Bericht bis Ende des Monats fertig gestellt haben". Machen Sie keine Vorgaben, die missverständlich sind. ,,So schnell wie möglich" interpretiert zum Beispiel jeder Mensch anders. Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Bedenken und Einwände zu äußern. Vielleicht kommen ja auch Verbesserungsvorschläge.
Tipp: Wenn Sie selbst nicht im Detail wissen, was Sie genau bis wann als Ergebnis haben wollen, können Sie auch keinen präzisen Arbeitsauftrag erteilen. Nehmen Sie sich daher Zeit, bereiten Sie sich sorgfältig vor. Eine Delegation auf den letzten Drücker geht in fast allen Fällen schief und zwar gründlich.
Fehler 4: Delegation ohne Verantwortung
Beim Delegieren geht es nicht darum, sich einen Erfüllungsgehilfen zu suchen, dem feste Vorgaben ,,aufgedrückt" werden. Wie ein Mitarbeiter eine Aufgabe erfüllt, die ihm übertragen wird, muss der Mitarbeiter auch selbst entscheiden können.
Das können Sie dagegen unternehmen: Trennen Sie sich nicht nur von Aufgaben, sondern auch von der Verantwortung für die Aufgabe. Denn sonst müssten Sie ständig kontrollieren, ob Ihr Mitarbeiter die Aufgabe auch so erledigt, wie Sie es gerne möchten. Das kostet Sie nicht nur viel Zeit und Energie, sondern lässt auch die Motivation des Mitarbeiters schnell erlahmen. Überlassen Sie es Ihrem Mitarbeiter, wie er zu den gewünschten Ergebnissen kommt. Geben Sie ihm Freiräume, räumen Sie zusätzliche Kompetenzen ein und stellen Sie ihm alle erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung.
Lesen Sie auf der nächsten Seite über unangenehme Aufgaben und Mißerfolge!
Weitere Artikel in dieser Rubrik:Fehler 1: Die falschen Aufgaben werden delegiert
Zwar lassen sich in der Regel sehr viel mehr Aufgaben delegieren, als manch Führungskraft denkt, aber eben doch nicht alle. Mitarbeitergespräche zum Beispiel sind und bleiben Führungsaufgabe.
Das können Sie dagegen unternehmen: Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen müssen. Streichen Sie aus dieser Liste eindeutige Führungsaufgaben sowie alle Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind. Die Aufgaben, die nach dieser Prozedur noch in der Liste stehen, können Sie grundsätzlich an Ihre Mitarbeiter delegieren.
Tipp: Sehen Sie sich die Aufgaben, die Sie aus der Liste gestrichen haben, auf jeden Fall noch einmal kritisch an. Können Sie die Aufgabe nicht abgeben? Oder möchten Sie die Aufgabe vielleicht nicht angeben? Ist die Aufgabe wirklich so dringend und wichtig, dass Sie sie selbst erledigen müssen? Oder glauben Sie das nur?
Fehler 2: Delegation an den falschen Mitarbeiter
Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für jede Aufgabe. Einen sehr zurückhaltenden Typ mit der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen wird mit Sicherheit zu Problemen führen. Jemand, der nicht über die nötigen fachlichen Qualifikationen verfügt, kann eine Aufgabe nicht zufriedenstellend erledigen selbst wenn er sich noch so viel Mühe gibt.
Das können Sie dagegen unternehmen: Delegieren heißt nicht, dass Sie Aufgaben nach dem Gießkannen-Prinzip unter Ihren Mitarbeitern verteilen sollen frei nach dem Motto: ,,Jeder kommt mal an die Reihe".
Überlegen Sie sich, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe optimal geeignet ist. Achten Sie dabei aber nicht nur auf die fachlichen Qualifikationen, sondern stellen Sie auch sicher, dass die Aufgabe zu den persönlichen Stärken und Schwächen des Mitarbeiters passt. Ein Mitarbeiter, der zum Beispiel keine Verantwortung übernehmen möchte, ist sehr schnell überfordert, wenn er anspruchsvolle Aufgabenbereiche in Eigenregie ausfüllen soll. Unterfordern Sie Ihre Mitarbeiter aber auch nicht durch banale Standardaufgaben.
Tipp: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Aufgaben auch vor neue Herausforderungen. Falls ein Mitarbeiter zusätzliche Qualifikationen für die Aufgabe benötigt, stellen Sie sicher, dass er diese Qualifikationen auch erhält - zum Beispiel in einer Schulung oder durch eine Weiterbildung.
Fehler 3: Fehlende Arbeitsanweisung bei der Delegation
Wer Arbeitsaufträge wie ,,Sie wissen schon, was ich haben will" oder ,,Machen Sie mal. Ich weiß, dass Sie das hinbekommen" erteilt, muss auch damit leben können, dass das Ergebnis nachher vielleicht ganz anders aussieht als gewünscht. Daran ändert auch die Delegation nichts.
Das können Sie dagegen unternehmen: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter im Detail, wie die Aufgabe aussieht und was Sie als Ergebnisse erwarten. Sagen Sie klar und deutlich, was bis wann erledigt werden muss zum Beispiel: ,,Sie müssen den Bericht bis Ende des Monats fertig gestellt haben". Machen Sie keine Vorgaben, die missverständlich sind. ,,So schnell wie möglich" interpretiert zum Beispiel jeder Mensch anders. Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Bedenken und Einwände zu äußern. Vielleicht kommen ja auch Verbesserungsvorschläge.
Tipp: Wenn Sie selbst nicht im Detail wissen, was Sie genau bis wann als Ergebnis haben wollen, können Sie auch keinen präzisen Arbeitsauftrag erteilen. Nehmen Sie sich daher Zeit, bereiten Sie sich sorgfältig vor. Eine Delegation auf den letzten Drücker geht in fast allen Fällen schief und zwar gründlich.
Fehler 4: Delegation ohne Verantwortung
Beim Delegieren geht es nicht darum, sich einen Erfüllungsgehilfen zu suchen, dem feste Vorgaben ,,aufgedrückt" werden. Wie ein Mitarbeiter eine Aufgabe erfüllt, die ihm übertragen wird, muss der Mitarbeiter auch selbst entscheiden können.
Das können Sie dagegen unternehmen: Trennen Sie sich nicht nur von Aufgaben, sondern auch von der Verantwortung für die Aufgabe. Denn sonst müssten Sie ständig kontrollieren, ob Ihr Mitarbeiter die Aufgabe auch so erledigt, wie Sie es gerne möchten. Das kostet Sie nicht nur viel Zeit und Energie, sondern lässt auch die Motivation des Mitarbeiters schnell erlahmen. Überlassen Sie es Ihrem Mitarbeiter, wie er zu den gewünschten Ergebnissen kommt. Geben Sie ihm Freiräume, räumen Sie zusätzliche Kompetenzen ein und stellen Sie ihm alle erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung.
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